「自分用マニュアル」作成のススメ。あらゆる作業の効率化と、自分自身の能力アップに期待できます。

「自分用にマニュアルを作ると、色々とはかどるなぁ」と感じたので記事にしてみます。

自分用マニュアルって何?

「何かの作業手順をメモ書きしたファイル」のことを、「自分用マニュアル」と呼ぶことにする。例として、「カップ麺の作り方」の自分用マニュアルを載せてみる。

◆カップ麺の作り方

作成日:2019年12月17日

  1. お湯を沸かす。電気ケトルに水を350mlくらい入れてスイッチオン。
  2. お湯を沸かしている間に、次の3点を済ませておく。
    • カップ麺のフタを半分くらいまで開ける。
    • 中の「スープ」を取り出し、容器の外に置いておく。
    • 中の「かやく」を取り出す。袋を開封して、中身を麺の上に散りばめておく。
  3. 沸かしたお湯を、カップの中の線まで注ぐ。シールでフタを閉めて、3分間待つ。※タイマーを使って時間を測る。
  4. 3分経ったらフタを空ける。「スープ」を注いで、箸でかき混ぜる。これで完成!

こんな具合だ。

もっとも、カップ麺を作る手順程度の内容なら、わざわざマニュアルにまとめるほどのことはないかもしれない。しかし、専門的な作業の中には、複雑な手順を踏む必要があるものも多い。そんなときには、この「自分用マニュアル」の存在が役に立ってくる。

自分用マニュアルを作る3つのメリット

1. 複雑な作業工程でも瞬時に思い出せる

僕はふだん音楽制作を行っている。音楽制作の作業は専門的な上に、作業内容が多岐に渡っているため、必要な情報も多くなってしまいがちだ。そんな背景があるため、自分用マニュアルを作る習慣がない頃は、とにかく色々なことを忘れてしまいがちだった。例えば、

  • 久しぶりに起動したソフトシンセの使い方
  • 「久しぶりに譜面を作ろう」と思って起動した、Finale(譜面ソフト)の使い方
  • 歌を録音するときの、マイクプリアンプ(録音機材)のGain(ツマミ)の位置

といった情報を、よく忘れていた。

だけど、自分用マニュアルを作るようになってからは、情報を思い出せずに困ることはなくなった。それに、「忘れてもいい」と気楽に構えられるようになったので、その分クリエイティブな作業に集中できるようになった。

2. 効率的な作業が可能になる

自分用マニュアルを作成する過程で、必然的に「無駄なく最適化された作業工程」を書き記すことになる。自分用マニュアルを見ながら作業をすれば、作業完了までにかかる時間は短くて済む。

MEMO
「記憶を頼りに、やり方を思い出しつつ作業する」のと比べれば、その差は歴然。「同じ轍(てつ)を踏む」ことによる時間のロスは、思いのほか大きいのだ。

3. 自分自身の能力がアップする

自分用マニュアルを作るには、

  1. 分かりやすい文章を書く能力
  2. 作業工程を、構造的に把握する能力

これら2つの能力が必要だ。

そのため、自分用マニュアルを作る習慣がある人は、この2つの能力が自然と鍛えられていく。いずれも、一般的な社会生活を送る上では大きな武器となる能力。鍛えておくに越したことはないだろう。

ベストセラー作家も同じようなことを言っている

書籍『メモの魔力』

『メモの魔力』という、ベストセラーのビジネス書がある。「今売れているみたいだし、読んでみよう」という感じで、気楽な気持ちで読んでみた一冊だ。

『メモの魔力』

前田 裕二(著)

ざっくりまとめると、この本には、「何事もメモをとるのが大事だ」という趣旨のことが書かれている。ちょうど自分の意見と一致するような内容が多く、それまでぼんやりとしていた自分の考えが確信に変わった。

「頭で覚えたほうがいいのでは?」という疑問についての反論

もちろん、頭や体で完全に覚えてしまったほうが良いこともある。例えば、

  • 日常的に使う必要がある情報(例:専業主婦の人にとっての「炊飯器でお米を炊く方法」)
  • アクセスする頻度が高い情報(例:パソコンを多用する人にとっての「PCキーボードのキー配置」)
  • 必要時の緊急性が高い情報(例:「うっかり深爪してしまい、血が止まらないときの止血方法」)

などが挙げられるだろう。

しかしながら、人間が覚えられる量には限りがある。小学校の頃に学校で習ったことを、今でも全部覚えているだろうか?おそらく、全ては覚えてないはずだ。人間は忘れる生き物なので、忘れるのは普通のことなのだ。

とはいえ、現在は「超・情報化社会」と言っても過言ではない時代。「一人の人間が脳内で覚えられる情報」だけを頼りに生きていくのは、心許ない。世の中が大きく変わっていく中、できる限りの情報を携えながら、あらゆる局面において好機をつかめるようにしておきたい。

自分用マニュアルを使うことで、

  • 脳が処理できる情報の総量が増える(思考のコストが減るので)
  • 脳の記憶容量を拡張できる

といった効能が出てくる。自分用マニュアルは、その人の記憶力に関わらず、その人自身の性能を上げるための助けになってくれる。

自分用マニュアルを作る具体的な方法

使う道具

自分用マニュアルを作るための道具は、文字を書けるソフトなら、何でもいい。

  • スマホのメモ帳アプリ
  • パソコンのエディターソフト(メモ帳、ワードなど)

紙に書くという方法もあるかもしれないが、「検索できる」というデジタルの恩恵は大きい。やはりスマホやパソコンを使うのがオススメだ。

MEMO
HTMLの知識がある人は、TyporaBoostnoteといったマークダウンエディターを使うと便利。箇条書きや見出しの挿入、リンクの挿入などが簡単にできるからだ。

書き方のコツ4つ

1. 具体的な作業レベルで書き残す

できる限り、具体的な作業レベルで書き残すようにする。例えば、冒頭の「カップ麺の作り方」の自分用マニュアルでは、手順4のところで

「スープ」を注いで、箸でかき混ぜる。

と書いた。「箸でかき混ぜるなんて当たり前のことだろ……」と思うかもしれないが、カップ麺を普段食べない人には分からないことかもしれない。それなら書いたほうがいい。

慣れている人なら当たり前の作業であっても、初めて体験する人にとっては、手を動かさなければ分からないことも多い。

  • 「見ればわかるでしょ……」
  • 「適当にいじっていればわかるだろう……」

こういう妥協はなるべく捨てる。初めてマニュアルを見た人でも、すんなりと作業を進められるのが理想。

2. 箇条書きを上手く使う

自分用マニュアルは、「何らかの作業手順を説明する」ための情報だ。必然的に、箇条書きを上手く使うことで、文章は格段に読みやすくなる。

また、ブログを書く人にとってはおなじみの話だが、

  • 番号付きリスト(1、2、3….…といった数字で文をまとめる)
  • 番号なしリスト(・で文をまとめる)

を使い分けると見やすくなる。

3. 参考URLを書き残す

今の時代、ブログやWebサイトで情報を手に入れることも多いはず。自分用マニュアルを書き記す上で、参考にしたURLを書き残しておけば、その情報の信頼性はより強固なものになる。

4. 日付を書いておく

「いつ作成したファイルか?」を、自分用マニュアルの中に書き記しておくと良い。情報の鮮度を瞬時に判別できる。

※例えば、ファイルの冒頭に「作成日:2019年12月17日」とでも書いておけばいいだろう。

おすすめ書籍

最後に、分かりやすい自分用マニュアルを作る上で参考になる本をを2冊紹介する。

『「分かりやすい表現」の技術』

藤沢 晃治(著)

「どういった表現をすれば、分かりやすくなるか」について書かれている本。分かりやすい表現の根幹の部分について触れられている。「分かりやすい」シリーズの本はいくつかあるが、この本を先に読むのがオススメ。

僕はこの本を15年以上前に読んだのだが、とても分かりやすくためになる内容の本で、今でも記憶に残っている。未だに売れているのも納得の一冊。

『「分かりやすい説明」の技術』

藤沢 晃治(著)

口頭で説明する際のコツについて書かれている部分も多いが、「聞き手の理解を容易にするための情報の整理テクニック」などは、文章での記述にも応用できる内容だといえる。こちらも自信を持ってオススメできる一冊だ。